ms access क्या है

MS Access क्या है ? Introduction of MS Access

दोस्तों आप सब ने माइक्रोसॉफ्ट के बारे में तो सुना ही होगा इसके बिना हमारा सारा काम अधुरा है MS Access क्या है पर आपने microsoft access के बारे में कम ही सुना होगा | और साथ ही आप सब ने microsoft के सारे product इस्तेमाल किये ही होंगे जैसे की microsoft word, excel, powerpoint etc इसी तरह microsoft access भी microsoft का ही एक प्रोग्राम है |

MS Access क्या है ?

यह एक शक्तिशाली रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट software है जिसका उपयोग सुचना को देखने, साझा करने और रिपोर्ट करने के लिए होता है यह बहुत बड़े पेशेवर व्यावसायिक रूप के प्रारूप की रचना को access करने के लिए, स्वत: टेबल बनाने वाले विज़ार्ड, फॉर्म्स, कवेरिज और रिपोर्ट्स access करने के लिए किया जाता है|

MS Access का कैसे उपयोग करते है ?

start menu पे जाकर अथवा microsoft access की फाइल को खोलकर इसे शुरू किया जा सकता है | जब यूजर के द्वारा ms access प्रोग्राम को बिना किसी फाइल के प्रयोग से खोला जाता है तो स्वत: ही ms access का backstage view खुल जाता है एवं user को नए डेटाबेस के लिए software द्वारा स्वत:ही पूछा जाता है |

Star Menu से MS Access आरम्भ करने के लिए

  1. start मेनू पर click कर All Program को click करे, Microsoft Access 2010 पर click करे | नए पेज पर backstage view खुलेगा जिसमे thumbnail के रूप में template category दिखाई देगी |
  2. Available Template के निचे Blank Database पर click करे |
  3. Create button पर click करे | एक खाली database program प्रोग्राम में दिखेगा जिसमे Table1 नाम से एक खाली table होगी जो datasheet view में दिखेगी |

User Interphase का अवलोकन कैसे करे

सभी microsoft Office 2010 प्रोग्राम एक समान interphase का उपयोग करते है | जिसके फलस्वरूप हमारे द्वारा सीखी गयी आधारभूत तकनीको को हमारे द्वारा एक प्रोग्राम से दुसरे प्रोग्राम में प्रयोग किया जा सके | MS Access के प्रोग्राम की window सरल व उपयोग करने में सुगम है |

Navigation Pain

यह database का केंद्र है जहाँ से user आसानी से database object को देख सकता है और वहां पहुच सकता है बाई default access window के लेफ्ट साइज़ में दीखता है | जिसमे database के सभी object दिखते है | जो की नाम, वार व ग्रुप वार आयोजित होते है | यदि सुचोई navigation पैन की लम्बाई से अधिक हो तो scroll की सुविधा उपलब्ध होती है

user ग्रुप को बढ़ाने-घटने के लिए सेक्शन बार पर click कर सकता है user द्वारा navigation pain में प्रदर्शित पैन के शीर्षक को चयनित कर मेनू की छंटनी कर व्यवस्थित कर सकते है | खुले हुए database के प्रदर्शित क्षेत्र को बड़ा करने के लिए navigation पैन को छोटा कर सकता है ऊपर राईट साइड के कार्नर पर शटर बार के close button पर click कर वह उसे छोटी पट्टी के रूप में access window के लेफ्ट साइड रूप में दिखा सकता है | शटर बार open button पर click कर उसे बड़ा कर सकते है

शटर बार open button पर click कर उसे बड़ा कर सकते है और राईट किनारे को पकड़ कर उसे बढ़ा घटा सकते है |

नया Database का निर्माण कैसे करते है ?

database की टेबल बनाने से पहले सबसे जरूरी है database का निर्माण करना | एक नए database निर्माण हेतु एक फाइल बनाई जाती है जो user database में सभी object के लिए एक कंटेनर की तरह कार्य करती है MS Access 2010 में विभिन्न प्रकार की template उपलब्ध होती है

जो database के शीघ्र निर्माण में सहायक होती है template एक रेडी टू यूज database है जिसमे टेबल , फार्म, कवेरी तथा रिपोर्ट होती है जो किसी विशेष कार्य को संपादित करती है यदि user को कोई template पसंद नहीं आती है (Introduction of MS Access)तो वह अपना स्वयं की आवश्यकता अनुसार उसका निर्माण कर सकता है और फिर अपनी टेबल्स और दुसरे ऑब्जेक्ट्स को जोड़ सकता है |

नया Database बनाने के लिए:

  1. फाइल tab के new पर click करे | उससे backstage view खुलेगा जिसमे thumbnail के रूप में उपलब्ध template दिखाई देंगे |
  2. Available Template के निचे blank database पर click करे |
  3. File Name Box में database का नया type करे |
  4. File Name Box के आगे Browse button पर click कर उस फोल्डर स्थान का चयन करे जहाँ database को सेव करना है | फिर ok button पर click करे | File Name Box के निचे वह स्थान दिखाई देगा |
  5. Create button पर click करने पर एक database में खाली टेबल, टेबल 1 नाम से datasheet व्यूट में खुलेगी |
  6. ऊपर राईट कार्नर में close button पर click कर microsoft access window को बंद करे |

टेबल database का प्राथमिक object है जिसमे डाटा को store करने के लिए परिभाषित किया जाता है | यह किसी विशेष विषय की सुचना को टेबल में संगृहीत करता है जिसमे रिकॉर्ड और फिल्ड होते है इसके हर रिकॉर्ड में एक डाटा की जानकारी होती है हर रिकॉर्ड के एक से अधिक क्षेत्र होते है जिनमे उससे सम्बंधित सुचना निहित होतीं है

microsoft access के datasheet view का रूप एक excel वर्कशीट के समान दिखता है जिसमे column व row में डाटा store होता है पहली row में column हैडर होता है इस प्रकार के format को हम datasheet कह सकते है
जब डेटाबेस में टेबल सक्रिय object की तरह कार्य करती है | tab रिबन के माध्यम से टेबल टूल सन्दर्भ में फिल्ड तथा टेबल में user द्वारा कार्य संपन्न किया जाता है

Table का निर्माण करना

टेबल निर्माण कार्यो पर user का सम्पूर्ण नियंत्रण होता है जैसे कितने फिल्ड होंगे, उनका नाम, उनकी सुचना, संग्रहण का प्रकार, उनका कालानुक्रम इत्यादि | user datasheet view अथवा डिजाईन view के द्वारा टेबल का निर्माण का विकल्प चुन सकता है
अपितु user किसी भी view पर कार्य कर रहा हो वह उसी समय पर view शॉर्टकट टूलबार की सहायता से दुसरे view में भी परिवर्तन कर सकता है |

तालिका को सेव करना:

तालिका को बनाने के बाद user उसे सेव करता है पहली बार सेव करते समय user उसे एक अर्थपूर्ण नाम दे सकता है |

टेबल को पहली बार सेव करने के लिए:

  1. Quick Access टूलबार पर सेव button पर click करे | save as डायलॉग box खुल जायेगा|
  2. टेबल नाम box में टेबल का नाम type करे |
  3. ok button पर click करे

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