Microsoft Outlook क्या है? Outlook की विशेषताए

आज हम जानेगे की Microsoft Outlook क्या है? और यह किस तरह से काम करता है इसके बारे में बहुत कम लोग ही जानते होंगे क्यूंकि यह सभी लोगो के काम नहीं आता है इसे बस कुछ जानकार लोग ही इस्तेमाल करते है और अपना कार्य करते है

अगर आप इसके बारे में नहीं जानते है तो चिंता की कोई बात नहीं है आज हम सब कुछ अच्छे से जानेगे इसके बारे में की माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक किस तरह से कम करता है और यह हमारे लिए कैसे उपयोगी है

Microsoft Outlook क्या है ?

microsoft outlook kya hai

Microsoft Outlook एक personal इनफार्मेशन मेनेजर है जो की microsoft company द्वारा निर्मित तथा microsoft office सुइट का एक भाग है | मुख्यत यह software ईमेल एप्लीकेशन के रूप में प्रयोग किया जाता है लेकिन इसमें कैलंडर, टास्क मेनेजर, कांटेक्ट मेनेजर, नोट टेकिंग, जनरल और वेब ब्राउज़िंग इत्यादि कई सारे tools होते है |
आउटलुक एडवांस अपने विकसित ईमेल आर्गेनाईजेशन, सर्च, कम्युनिकेशन एवं social networking इत्यादि विशेषताओ के साथ एक विश्व स्तरीय अनुभव तथा सुविधाए प्रदान करता है | इसके उपयोग से user अपने व्यक्तिगत एवं व्यावसायिक नेटवर्क से जुड़ा रह सकता है |

Outlook User Interphase क्या है ?

आउटलुक 2010 के अंतग्रत, आउटलुक window में पूर्व में उपस्थित मेनू को रिबन से प्रतिस्थापित कर दिया गया है | एक रिबन निम्न प्रकार से प्रदर्शित होता है –

कई आउटलुक सेटिंग जो की सीधे तौर पर आउटलुक आइटम को create करने या मैनेज करने में उपयोग में नहीं आती है इस प्रकार की आउटलुक सेटिंग को microsoft office backstage view में स्थानांतरित कर दिया गया है | जैसे की प्रिंट अकाउंट मैनेजमेंट option आदि |
microsoft आउटलुक 2010 में user संदेशो को पढने के साथ एक उन्नत कन्वर्सेशन view को भी उपलब्ध करवाया गया है इस view के द्वारा संदेशो की ट्रेकिंग एवं प्रबंधन किया जा सकता हैं | एक विषय वस्तु से जुड़े सन्देश यदि अलग फोल्डर में भी हो, फिर भी उनका उचित प्रबंधन किया जाता है

Ignore Button का उपयोग

कई बार email संदेशो की संख्या अधिक हो जाती है | इनमे बहुत से ईमेल user के लिए उपयोगी नहीं होते है | इस प्रकार के संदेशो के प्रबंधन हेतु आउटलुक में इगनोर button जोड़ा गया है | इसके द्वारा ईमेल संदेशो के सम्पूर्ण अनुपयोगी कन्वर्सेशन सूत्र को डिलीट किया जा सकता है इससे बिना काम का ईमेल भविष्य में स्वत: ही डिलीट हो जाता है |

Clean Up कन्वर्सेशन –

आउटलुक 2010 द्वारा संदेशो का कन्वर्सेशन का प्रबंधन आसान हो गया है | जब user संदेशो को कन्वर्सेशन view में देखता है तो उस समय किसी कन्वर्सेशन title पर राईट click करके विभिन्न कार्य किये जा सकते है | यदि user clean up कन्वर्सेशन option का चयन करता है तो उस कन्वर्सेशन में से निरर्थक सन्देश डिलीट हो जायेंगे |

Quick Steps –

आउटलुक 2010 का एक अन्य महत्वपूर्ण फीचर है “quick steps”. यह रिबन के home tab का वह सेक्शन है जहाँ पर आप उन कार्यो के लिए सिंगल click लिंक का निर्माण कर सकते है | जिनके लिए आपको सामान्यत: कई click करनी पड़ती है

Email खाते को जोड़ना तथा कॉन्फ़िगर करना ?

आउटलुक 2010 में email संदेशो को भेजने और प्राप्त करने के लिए सर्वप्रथम ईमेल खाते को आउटलुक 2010 में जोड़ने एवं कॉन्फ़िगर करने का कार्य करना पड़ता है यदि आउटलुक 2010 से पूर्व उसी computer में आउटलुक का कोई पुराना संस्करणउपयोग में किया जाता रहा हो तो ईमेल खाते से सम्बंधित सेटिंग्स स्वत ही नए संस्करण में आ जाती है |

Email खाता –

आउटलुक microsoft exchange, POP3 एवं IMAP प्रकार के खातो के साथ कार्य कर सकता है | user को अपने इन्टरनेट सेवा प्रदाता (ISP) अथवा ईमेल व्यवस्थापक जैसे जी मेल, याहू द्वारा ईमेल कॉन्फ़िगरेशन करने की सुचना प्राप्त होती है जिसकी सहायता से user अपने ईमेल खाते को आउटलुक में जोड़ सकता है |
ईमेल खातो को एक प्रोफाइल में रखा जाता है एक प्रोफाइल अकाउंट, डाटा फाइल्स और सेटिंग्स से निर्मित होता है तथा इसमें ईमेल संदेशो को सुरक्षित करने की सेटिंग्स होती है जब आउटलुक को पहली बार चलाया जाता है tab एक नयी प्रोफाइल स्वत निर्मित हो जाती है |

Personal Gmail खाते को मुख्य खाते की तरह जोड़ना

user अपने जीमेल खाते को आउटलुक 2010 में पोस्ट office प्रोटोकॉल (POP) की सहायता से आसानी से जोड़ सकता है
First Step –
अपने Gmail अकाउंट में login करिए एवं सेटिंग्स पैन पर जाइए | यह सुनिश्चित कीजिये की फोर्वार्डिंग एंड POP/IMAP tab में पोस्ट office प्रोटोकॉल को इनेबल किया हुआ है अब से आने वाली सभी नए ईमेल संदेशो में पोस्ट office प्रोटोकॉल access इनेबल को चयनित किया जा सकता है | दुसरे option में हम सलाह देंगे की user को “कीप Gmail कॉपी इन द इनबॉक्स” का चयन करना चाइये ताकि user को अपने Gmail सन्देश जी मेल सर्वर पर भी प्राप्त हो सके

Second Step –
outlook में ऐड अकाउंट सेक्शन में user को मेनुअल कॉन्फ़िगरेशन का चयन करना चाहिए इसमें user को username, ईमेल एड्रेस और login सुचनाए प्रविष्ट करनी होती है सर्वर इनफार्मेशन में निम्न जानकारिया प्रविष्ट होगी |

a. account type _ POP3
b. इनकमिंग मेल सर्वर :- pop.gmail.com
c. outgoing मेल सर्वर :- smtp.gmail.com
remember password चेकबॉक्स को सेलेक्ट कर लेना चाहिए ताकि हर बार इन प्रविष्टियो का नहीं करना पड़े |

Third Step

  • डाटा प्रविष्ट होने के पश्चात मोर सेटिंग्स button पर click करिए |
  • आउटगोइंग सर्वर tab को सेलेक्ट कीजिये माय आउटगोइंग सर्वर रिकवायर ऑथेंटिकेशन चेक box को चेक कीजिये इसके साथ ही use same सेटिंग्स एन माय इनकमिंग सर्वर चेक box को चेक नहीं किया हुआ है तो इसको कीजिये |

Fourth Step –

एडवांस tab को सेलेक्ट कीजिये और निम्न सुचनाए प्रविष्ट कीजिये

  • इनकमिंग सर्वर (POP3):995
  • आउटगोइंग सर्वर (SMTP):587
  • दिस सर्वर रिकवायर एन इन्क्रुप्तेक कनेक्शन चेक box को चेक कीजिये (SSL)
  • use द फोल्लोविंग of इन्क्रिप्तेक कनेक्शन को पर सेट कीजिये (TLS)

Fifth Step –

  • window को बंद करने के लिए ok button को click करिए | इसके पश्चात next button को सेटिंग up अकाउंट कार्य को समाप्त करने के लिए click कीजिये | अकाउंट सम्बंधित सभी कार्य भली भाति हो रहे है इसको जांचने के लिए आउटलुक user के लिए अकाउंट सेटिंग को टेस्ट करता है यह टेस्टिंग के पूरा होने पर close button को click करे |
  • अब gmail अकाउंट आउटलुक 2010 के साम्य होने के लिए तैयार है अब user अपने gmail अकाउंट को आउटलुक में फ़ास्ट इंडेक्स सर्चिंग, कन्वर्सेशन view और अन्य कई सुविधाओ के साथ काम में ले सकता है |

Email की संरचना करना एवं भेजना

आउटलुक 2010 को user को एक से अधिक सन्देश प्राप्तकर्ताओ के साथ बहुत सारी सुविधाओ और customization के साथ संवाद करने में सक्षम बनाता है | home tab में न्यू समूह / सेक्शन के अन्दर न्यू ईमेल पर click कीजिये |

  • नए ईमेल रचना करने हेतु की बोर्ड शॉर्टकट कुंजिया ctrl+shift+m को दबाइए
  • सब्जेक्ट box में ईमेल सन्देश का विषय लिखिए
  • To, CC और BCC box में ईमेल सन्देश प्राप्तकर्ता का ईमेल एड्रेस या नाम लिखिए एक से अधिक प्राप्तकर्ताओ के नाम को सेमीकॉलन द्वारा अलग अलग किया जाता है |
  • address बुक में सेव की गयी सूचि में से प्राप्तकर्ताओ के नाम सेलेक्ट करने के लिए TO/Cc/Bcc box को click करिए और उसके पश्चात लिस्ट में से वांछित नाम को click करिए |
  • ईमेल सन्देश की रचना के पश्चात सेंड button पर click करिए |

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